Tips voor een vlotte en correcte boekhouding

Tips om geen belastingen te moeten betalen, vind je hier niet. Wel aandachtspunten om er voor te zorgen dat uw boekhouding en aangiften vlot verwerkt kunnen worden en u zo boekhoudkosten kan besparen.

Hiernaast vindt u een navigatie van de tips.

1. Bezorg uw documenten tijdig aan uw boekhouder. Zeker tijdens piekperioden als er een massa aangiften tegen dezelfde datum dienen ingediend te worden, lukt het niet als documenten slechts enkele dagen voor de deadline bezorgd worden.

   Uiterste datum van bezorgen:

   • BTW: 6 januari – 6 april – 6 juli – 6 oktober
   • Personenbelasting: 45 dagen voor deadline (bv: deadline 30/09 – uiterste datum van bezorgen 15/08)
   • Vennootschapsbelasting: 1.5 maand na afsluitdatum boekjaar (bv afsluitdatum 31/12 – uiterste datum van bezorgen 15 februari; afsluitdatum 30/06 – uiterste datum van bezorgen 15 augustus)
   • Diverse brieven waarop gereageerd dient te worden: dadelijk. Meestal dient binnen de 8, 20 of 30 dagen gereageerd te worden. Zeker indien een en ander opgezocht of nagekeken dient te worden, is het noodzakelijk dit te kunnen inplannen.

2. Betreft het digitaal doorsturen van documenten:

   • Gebruik bij voorkeur pdf. Alle andere bestandsformaten vergen extra handelingen om behandeld te kunnen worden.
   • Geef uw documenten een toepasselijke naam. Vaak krijg ik bestanden zoals bv “Scan00211361” doorgestuurd. Deze moet ik openen en hernoemen alvorens te verwerken, zeker indien het om meerdere bestanden gaat.

3. Zorg er voor dat uw dossier volledig is

   Enkele voorbeelden:

   • Betalingsuitnodiging van verzekering: vaak staat op het eerste blad enkel een bedrag en op het tweede blad details over welke verzekering het gaat. Ook het tweede blad dient meegestuurd te worden.
   • Telefoniefacturen: ook hierbij zijn de bijlagen nodig, zeker bij de packs die telefonie, internet, digitale tv en/of GSM’s omvatten.
   • Mails met daarin een link om een factuur te downloaden: deze mail is waardeloos voor de boekhouding, terwijl de link vaak niet werkt na doorsturing. Zelf de factuur printen is de boodschap.
   • Betalingsbewijzen, offertes of leveringsbonnen zijn geen bewijskrachtige documenten. Zeker voor de BTW-administratie zijn facturen nodig met vermelding van uw BTW-nr.
   • Bankuittreksels voor wie met volledige boekhouding werkt. Het is aangenaam om per kwartaal nazicht te kunnen doen op ontbrekende facturen en/of betalingen. Dit voorkomt dat bij het opmaken van de belastingaangifte nog halsoverkop de financiële boekingen van een heel jaar dienen geboekt te worden.
   • NIET VERGETEN: het laatste BTW-rekeninguittreksel of aangevulde laatste BTW-berekening zodat een nieuwe correcte berekening kan gemaakt worden.

4. Betaal uw schulden aan de staat zoals BTW, bedrijfsvoorheffing en roerende voorheffing tijdig.

   Deze belastingen dienen spontaan betaald te worden. Indien u een van deze belastingen dient te betalen, krijgt u van uw boekhouder bericht met het bedrag, het rekeningnummer, de gestructureerde mededeling en de uiterste datum van betaling. Indien u wacht op bericht van de staat, komen er onherroepelijk intresten en mogelijks boetes bij.

5. Gebruik een correcte nummering van uw uitgaande facturen

   De facturen die je zelf maakt om naar klanten te sturen dienen een doorlopende nummering per boekjaar te hebben. Je kan gerust een ingewikkeld systeem bedenken met datum, klantennummer, afdeling en diens meer, zolang er ergens in de factuurnummer een doorlopende en ononderbroken nummering is terug te vinden. Zie ook aandachtspunten bij uitgaande facturen in FAQ-vragen

6. Gebruik een oplopende datum voor uw uitgaande facturen.

   Dit hangt samen met de nummering: de nummering dient oplopend te zijn volgens datum. Bv: factuur 25 in augustus dateren en vervolgens factuur 26 in juli dateren mag niet!

7. Opgelet met aankopen in het buitenland!

   Alhoewel aankopen in een ander land van de EU op het eerste zicht goedkoper kunnen lijken, hangt het af van de facturatie of de aankoop effectief interessanter is dan aankopen in België.

   Indien u BTW-plichtig bent, dient er met intracommunautaire BTW (BTW verlegd) gefactureerd te worden. Als de leverancier dit weigert en toch lokale BTW aanrekent, bent u deze in de meeste gevallen kwijt.

   Indien u zelf naar het buitenland gaat om goederen af te halen en ter plekke te verbruiken (benzine bv), dient met buitenlandse BTW gefactureerd te worden en dient de procedure om buitenlandse BTW te recupereren doorlopen te worden, wat hogere boekhoudkosten betekent.

8. Tips voor Octopus-gebruikers:

   • Maak er een gewoonte van om regelmatig jouw pdf-documenten naar Octopus te sturen. Zo heb je op het einde van een aangifteperiode niet veel werk meer.
   • Maak op jouw pc een map aan waar je de pdf-documenten bewaart.
     Zodra je deze naar Octopus gestuurd hebt, verplaats je ze naar een submap. Op deze manier heb je steeds een overzicht over wat je reeds hebt doorgestuurd en voorkom je het dubbel doorsturen van documenten.
   • Dezelfde regelmaat geldt voor zelfboekers: al te vaak krijg ik te horen dat de documenten niet tijdig kunnen doorgestuurd en geboekt worden door plotse werkpiek, ziekte of vakantie.
   • Zit je vast? Via “Help” kan je de handleiding raadplegen. Bovenaan staat “Help Actief scherm”, waarbij de handleiding opengaat op de pagina waar het huidige boekingsscherm wordt uitgelegd.
   • Kijk zelf ook regelmatig de openstaande verrichtingen na. Op deze manier kan je tijdig verloren of vergeten facturen en/of betalingen opsporen en deze alsnog opzoeken.
   • Vermijdt het scannen van meerdere kleine facturen/bonnetjes op 1 blad: deze kunnen niet samen geboekt worden. Gevolg: ik moet het scherm uiteen halen alvorens te boeken.

   OPGEPAST: fiscale attesten voor de aangiften in de directe belastingen (personen- en vennootschapsbelsting) horen niet thuis in Octopus vermits daar andere software voor wordt gebruikt. Deze attesten worden als bijlage in een mail naar de boekhouder gestuurd.