Dora Decraen
Boekhouding - Fiscaliteit - Ondernemingsloket

Veelgemaakte fouten

  1. Documenten te laat bezorgen aan boekhouder
    Uiterste datum van bezorgen:
    – BTW: 6 januari – 6 april – 6 juli – 6 oktober
    – personenbelasting: 45 dagen voor deadline (bv: deadline 25/10 – uiterste datum van bezorgen 10/09)
    – vennootschapsbelasting: 1.5 maand na afsluitdatum boekjaar (bv: afsluitdatum 31/12 – uiterste datum van bezorgen 15 februari; afsluitdatum 30/06 – uiterste datum van bezorgen 15 augustus)
    – diverse brieven waarop gereageerd dient te worden: dadelijk. Meestal moet er binnen de 8, 20 of 30 dagen gereageerd worden. Zeker indien ik een en ander moet opzoeken/nakijken is het nodig dat ik dit kan inplannen.
  2. Documenten onvolledig bezorgen aan boekhouder
    enkele voorbeelden:
    – betalingsuitnodiging van verzekering: vaak staat op het eerste blad enkel een bedrag en op het tweede blad details over welke verzekering het gaat. Ook het tweede blad dient meegestuurd te worden.
    – telefoniefacturen: ook hierbij zijn de bijlagen nodig, zeker bij de packs die telefonie, internet, digitale tv en/of GSM’s omvatten.
    – mails met daarin een link om een factuur te downloaden: deze mail is waardeloos voor de boekhouding. De link werkt vaak niet na doorsturing, zelf de factuur printen is de boodschap.
    – betalingsbewijzen, offertes of leveringsbonnen doorgeven i.p.v. facturen: zeker voor de BTW-administratie zijn facturen nodig met vermelding van uw BTW-nr.
  3. Niet meesturen van BTW-rekeninguittreksel of laatste aangevulde berekening
    Indien gewerkt wordt met een vereenvoudigde boekhouding (kleine eenmanszaken hoeven de bankuittreksels niet te boeken) kan ik niet weten of de BTW en voorschotten effectief betaald werden. De bankuittreksels van vennootschappen worden bij te grote drukte pas geboekt nadat de BTW-aangifte ingediend moet zijn. Dus ook hier: uittreksel of aangevulde berekening meegeven!
  4. Niet of te laat betalen van BTW, bedrijfsvoorheffing, roerende voorheffing
    Deze belastingen dienen spontaan betaald te worden. Indien u een van deze belastingen moet betalen, krijgt u van uw boekhouder bericht met het bedrag, het rekeningnummer, de gestructureerde mededeling en de uiterste datum van betaling. Indien u wacht op bericht van de staat, komen er onherroepelijk intresten en mogelijks boetes bij.
  5. Nummering uitgaande facturen
    De facturen die je zelf maakt om naar klanten te sturen dienen een doorlopende nummering per boekjaar te hebben.
    Je kan gerust een ingewikkeld systeem bedenken met datum, klantennummer, afdeling en diens meer, zolang er ergens in de factuurnummer een doorlopende en ononderbroken nummering is terug te vinden.
  6. Datum uitgaande facturen
    Dit hangt samen met de nummering: de nummering dient oplopend te zijn volgens datum. Bv: factuur 25 in augustus dateren en vervolgens factuur 26 in juli dateren mag niet!
  7. Aankopen in het buitenland
    Alhoewel aankopen in een ander land van de EU op het eerste zicht goedkoper kunnen lijken, hangt het af van de facturatie of de aankoop effectief interessanter is dan aankopen in België. Indien de aankopen worden opgestuurd, moet er – in het geval u BTW-plichtig bent- gefactureerd worden met intracommunautaire BTW (BTW verlegd). De procedure om buitenlandse BTW te recupereren vraagt extra tijd (hogere boekhoudkosten) en is niet altijd mogelijk.
    Indien u zelf naar het buitenland gaat om goederen af te halen, dient met buitenlandse BTW gefactureerd te worden en dient de procedure doorlopen te worden.