Dora Decraen
Boekhouding - Fiscaliteit - Ondernemingsloket

FAQ - Facturen/betalingen

Aandachtspunten bij uitgaande facturen

Een uitgaande factuur is het document dat u opmaakt en aan uw klanten stuurt om betaling te bekomen.

  • Uw naam en contactgegevens
  • Uw BTW- of ondernemingsnummer en bankrekeningnummer
  • De naam, contactgegevens en BTW- of ondernemingsnummer van uw klant
  • Leveringsdatum. Bij prestaties: de datum van beëindiging van de dienst
  • Factuurdatum + vervaldatum (= datum tegen dewelke de factuur moet betaald zijn)
  • Factuurnummer. Dit nummer moet een uniek nummer zijn en moet een opeenvolgende nummering hebben: 1, 2, 3, enz. Het maakt niet uit met welk nummer u begint, zo lang de nummers mekaar maar opvolgen binnen hetzelfde boekjaar.
    Vaak zie ik dat als factuurnummer bv de omgekeerde datum gebruikt wordt. Dit mag niet! Bij meerdere facturen per dag is de nummering immers niet meer uniek, terwijl er nummers overgeslagen worden indien u niet iedere dag van het jaar een factuur maakt.
    Wat wel mag: een eerste deel van de nummering laten verwijzen naar een periode, datum  of klantennummer. Maar het tweede deel van de nummering moet een opeenvolgende nummering hebben.
    Fout is bv: 1201/1, 1202/1, 1202/2, 1203/1, ….
    Goed is bv: 1201/1, 1202/2, 1202/3, 1203/4, ….
  • Betalings- en/of factuurvoorwaarden

Aandachtspunten bij inkomende facturen

Een inkomende factuur is het document dat u krijgt van leveranciers en dat u moet betalen Een factuur heeft de verplichte vermelding ‘factuur’.

Daarnaast dient ook uw BTW-of ondernemingsnummer en de toepasselijke BTW vermeld staan. Kasticketjes en diverse bonnetjes zijn dus niet bruikbaar om BTW terug te vorderen. Bovendien kunnen ze bij een controle Directe Belastingen verworpen worden vermits uw naam en BTW-nr er niet op vermeld staan. Enkel een betalingsbewijs is niet voldoende!

Verzekeringen, sommige lidgelden e.d. zijn niet onderhevig aan BTW. Hiervan volstaan de betalingsverzoeken met betalingsbewijs wel.

In een restaurant vraagt u een BTW-kasticket om ten volle van de aftrek in de directe belastingen te kunnen genieten

Opgelet met aankopen op het internet!

Vaak dient vooraf betaald te worden en krijg je geen factuur. Enkel een betalingsbewijs of een bestelbon is niet voldoende om deze kosten fiscaal af te trekken van het beroerpsinkomen.

Wat moet ik doen indien klanten mij niet betalen?

Dit is erg vervelend, maar het overkomt elke ondernemer wel eens. De normale procedure is:

  • Minstens 1 maning per gewone brief of mail sturen
  • Minstens 1 aangetekende brief sturen
  • Maning door advocaat laten sturen (advocaatkosten: 10 à 15% van het geïnde bedrag + ong. 50 € administratiekosten – afhankelijk van de advocaat)
  • Dagvaarding voor de rechtbank door deurwaarder (deurwaarder vraagt vaak 300 à 500 Euro provisie)
  • Verschijning voor de rechtbank met vonnis (de klant wordt veroordeeld tot het betalen van de factuur + intresten + schadebeding + rechtsplegingsvergoeding + gerechtskosten waaronder de dagvaardingskosten)
  • Betekening van vonnis
  • Inbeslagname van bezittingen met openbare verkoop

Uiteindelijk moet de klant bijna alle gemaakte kosten terugbetalen, behalve de kosten van jouw advocaat: daar dient de RPV (rechtsplegingsvergoeding) voor, maar die volstaat vaak niet.

Tenzij de klant tussen de betekening van het vonnis en de inbeslagname plots een WCO aanvraagt: dan kan je zelf opdraaien voor alle gemaakte kosten en mag je blij zijn indien de hoofdsom ooit betaald wordt.

Maar je kan na iedere stap stoppen natuurlijk: ofwel betaalt de klant, ofwel vind je het sop de kolen niet waard. Om de ‘winst’ uit de boekhouding te krijgen is er wel een attest nodig, liefst van een advocaat, waarin gemeld wordt dat het zinloos is om verder te procederen. En ook bewijzen dat je jouw best gedaan hebt om jouw centen te krijgen: kopies van de gestuurde maningen bijhouden!

Incassokosten vermijden

Natuurlijk is tijdig betalen nog steeds het beste om incassokosten te voorkomen.

Indien u niet akkoord bent met de factuur: protesteer deze tijdig! = binnen de 8 dagen en schriftelijk.

  • Indien u betalingsproblemen heeft: contacteer uw leverancier en spreek eventueel een afbetalingsplan af. Dit kan telefonisch, maar dient schriftelijk bevestigd te worden om problemen achteraf te voorkomen. Niets doen kan leiden tot alle gevolgen in het punt ‘wat moet ik doen indien mijn klant me niet betaalt?’, waarbij U de klant bent die voor alle financiële gevolgen kan opdraaien.