Dora Decraen
Boekhouding - Fiscaliteit - Ondernemingsloket

FAQ - BTW

Is het buitenlands btw-nummer van mijn klant geldig?

Kijk hiervoor op deze website. Daar typt u eenvoudig het land en het btw-nummer in. Enkele seconden nadat u op ‘verificatie’ heeft geklikt, krijgt u de mededeling of het btw-nummer geldig is. Let op: het is niet mogelijk om een intracommunautaire aangifte met verkeerde btw-nummers in te dienen! Vandaar dat het verstandig is om de btw-nummers goed te controleren wanneer u de aangifte uitbesteedt. Hierdoor kan de aangifte vlot worden verwerkt.

Hoe zit het met de btw-aangifte?

Indien u btw-plichtig bent, dient u op regelmatige tijdstippen een btw-aangifte in te dienen. Dit kan maandelijks of per kwartaal zijn. Deze aangifte moet ingediend zijn vóór de 20ste van de maand volgend op de betrokken periode:

  • eerste kwartaal: van 01/01 tot 31/03: 20 april;
  • tweede kwartaal: van 01/04 tot 30/06: 20 juli;
  • derde kwartaal: van 01/07 tot 30/09: 20 oktober;
  • vierde kwartaal: van 01/10 tot 31/12: 20 januari.

Uiteraard houd ik rekening met deze deadlines wanneer u de btw-aangiften aan mij heeft uitbesteed, zodat u zich hier geen zorgen over hoeft te maken.

Ik heb een BTW-tegoed. Wanneer kan ik dit verwachten?

Indien uw tegoed meer dan € 615,00 (vroeger BEF 25.000) bedraagt, kan u dit bedrag op uw rekening verwachten ongeveer 2 maanden nà het indienen van uw aangifte:

  • aangifte 20/01: uitbetaling eind maart;
  • aangifte 20/04: uitbetaling eind juni;
  • aangifte 20/07: uitbetaling eind september;
  • aangifte 20/10: uitbetaling eind december.

Indien uw tegoed lager is dan € 615,00, dan wordt dit tegoed overgedragen naar een volgend kwartaal, tot de totaalsom € 615,00 bedraagt voor een terugstorting in de loop van het kalenderjaar of € 245,00 na een volledig kalenderjaar.

Wat is een btw-listing en wanneer moet die ingediend worden?

Indien u facturen maakt voor btw-plichtige klanten, dient u ieder jaar vóór 31 maart een lijst hiervan over te maken aan de btw-administratie. Deze lijst moet volgens bepaalde regels opgesteld worden en houdt onder meer in dat u van iedere klant het btw-nummer, het totaalbedrag aan verkopen en het totaalbedrag btw vermeld.
Ieder jaar in maart dien ik automatisch deze listing in voor alle klanten.
Indien u geniet van de vrijstellingsregeling wegens kleine onderneming, moet uw totale jaaromzet opgenomen worden in een opgave die eveneens ieder jaar voor 31 maart dient te gebeuren.

Wat heeft mijn boekhouder nodig, en wanneer voor de btw-aangifte?

  • Aankoopfacturen: alle facturen die te maken hebben met uw beroepsactiviteit, zelfs al is dit maar gedeeltelijk;
  • Verkoopfacturen en dagontvangsten;
  • Overzicht van eigen gebruik en goederen gebruikt voor demonstratie (in voorkomend geval);
  • Het laatste btw-rekeninguittreksel.

In het belang van de degelijke opvolging van uw dossier vragen wij steeds de nodige documenten tijdig binnen te brengen. Van zodra u per kwartaal meer dan 50 facturen heeft, is het nuttig tussendoor (bijvoorbeeld maandelijks) al een deel door te sturen. Uw dossier kan dan al grotendeels verwerkt worden op een rustig moment, wat een correcte opvolging ten goede komt.

Wanneer moet ik btw betalen?

Indien uit uw aangifte blijkt dat u btw dient te betalen, moet dit bedrag uiterlijk op de datum dat uw aangifte moet ingediend zijn op de rekening van de btw zijn toegekomen.
Reden te meer om niet tot het laatste moment te wachten om uw documenten aan uw boekhouder te geven. Het is pas na verwerking van uw dossier dat het juiste bedrag gekend is. Uw boekhouder dient u dan te verwittigen, waarna u de betaling kan uitvoeren.

Vervolgens kan u ook maandelijkse voorschotten betalen. Deze voorschotten zijn in de loop van het jaar niet langer verplicht. Het betalen van deze voorschotten zorgt echter voor een stabielere geldstroom binnen uw bedrijf. Wel verplicht is het voorschot in december: tegen 24 december dient u het bedrag dat tegen 20 oktober verschuldigd was, nogmaals te betalen. Alle voorschotten worden bij een volgende aangifte verrekend.

Van welke kosten kan ik BTW terugvorderen?

In principe van alle kosten die u maakt om inkomsten met BTW te verkrijgen.

Indien u bepaalde kosten ook privé gebruikt (bv telefoon, internet, wagen) is de aftrek hierop beperkt tot het gedeelte dat voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.

Uitzonderingen zijn o.m. kosten aan personenwagens (max. 50% recupereerbaar), geschenken met een eenheidsprijs boven 50 euro (BTW niet recupereerbaar), alles wat je kan eten en drinken (BTW niet recupereerbaar)

Ook zijn er enkele vormvoorwaarden: om BTW te kunnen terugvorderen dient u over facturen te beschikken. Opgelet met aanrekeningen! Sommige firma’s sturen de laatste jaren aanrekeningen in plaats van facturen. De BTW op aanrekeningen kan niet teruggevorderd worden.

Zie ook aandachtspunten bij inkomende facturen.

Kopen in het buitenland voor BTW-plichtigen

Indien u iets in het buitenland koopt, deel dan steeds uw BTW-nr mee aan de leverancier.

Bij goederen/diensten die in België geleverd worden (aankopen via internet bv) dient gefactureerd te worden met intracommunautaire BTW. Anders krijgt u een factuur met plaatselijke BTW.

Aankopen ter plekke in Europa worden gefactureerd met BTW van het land van verkoop.

Deze buitenlandse BTW kan weliswaar gerecupereerd worden, mits extra werk, waarbij het voor kleine bedragen niet de moeite loont.

Vele firma’s geven bij verkoop op afstand ook geen factuur: een leveringsbon of bestelbevestiging is in België niet geldig als factuur en mag in principe dus ook niet zodanig opgenomen worden in de boekhouding.